Engagement de l’Université de Moncton envers la protection des renseignements personnels

L’Université de Moncton est fermement engagée à fournir des services de qualité exceptionnelle à ses étudiants et étudiantes et à l’ensemble de la collectivité, et sa réputation d’intégrité s’étend à toutes ses activités. Dans cet esprit, l’Université de Moncton respecte les renseignements personnels de ses étudiants et étudiantes et des personnes qui font appel à ses services en se conformant aux obligations établies par la loi à cet égard, voire en les surpassant. Notre engagement envers la protection des renseignements personnels est fondé sur les dix principes suivants, énoncés dans le Code type de l’Association canadienne de normalisation en matière de protection des renseignements personnels, dont chacun est garanti par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).

1. Responsabilité
2. Détermination des fins
3. Consentement
4. Limitation de la collecte
5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
6. Exactitude
7. Mesures de sécurité
8. Transparence
9. Accès aux renseignements personnels
10. Possibilité de porter plainte

La définition de « renseignement personnel » adoptée dans le présent engagement est tirée de la LPRPDE :

Tout renseignement concernant un individu identifiable, à l’exclusion du nom et du titre d’un employé d’une organisation et des adresse et numéro de téléphone de son lieu de travail.

Principe 1 – Responsabilité

1.1 L’Université de Moncton est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion. Cette responsabilité a amené l’Université de Moncton à désigner une personne qui doit s’assurer du respect de la présente politique et des lois qui s’appliquent. Toute demande de renseignements relative à nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels peut être adressée à n’importe quel membre du personnel administratif de l’Université de Moncton, ou encore effectuée auprès du service pertinent suivant :

• Secrétariat général
• Anciens et développement
• Service des finances
• Service alimentaire
• Bibliothèques
• Service aux étudiants et étudiantes
• Centres sportifs
• Ressources humaines
• Éducation permanente
• Registrariat
• Service de sécurité

1.2 L’Université de Moncton est responsable des renseignements personnels qu’elle a en sa possession ou sous sa garde, y compris les renseignements confiés à une tierce partie aux fins de traitement. Nous transmettons rarement des renseignements personnels à un tiers (mis à part nos propres divisions et services administratifs) à des fins de traitement mais, le cas échéant, nous exigeons que l’organisme s’engage à assurer aux renseignements personnels la même protection que s’ils étaient traités directement par l’Université de Moncton. Nous exigeons également que l’organisme respecte en tous points la présente politique.

1.3 La personne responsable de la politique au sein de l’Université de Moncton est :

Principe 2 – Détermination des fins

2.1 Au moment de recueillir tout renseignement personnel, l’Université de Moncton précisera à la personne concernée les fins auxquelles les renseignements sont destinés. Les personnes concernées seront informées des buts de la collecte de renseignements de façon claire, concise et compréhensible. Notre personnel administratif est bien formé et bien renseigné quant à nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels, et il sera en mesure d’offrir plus d’information sur les fins de la collecte à la personne qui lui en fait la demande. Cette information peut être communiquée de vive voix ou par écrit, selon la façon dont se fait la collecte.

2.2 À tout moment où l’Université se propose d’utiliser des renseignements personnels à des fins non précisées à l’origine, elle devra au préalable préciser les nouvelles fins avant de les utiliser et obtenir le consentement de l’intéressé, à moins qu’un nouveau consentement ne soit pas exigé par la loi.

2.3 L’Université de Moncton conservera un rapport indiquant les fins auxquelles a servi chacun des renseignements personnels et à qui il a pu être communiqué.

Principe 3 – Consentement

3.1 L’Université de Moncton informera toute personne et obtiendra son consentement avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à son sujet, sauf dans les limites permises par la loi. Au moment de recueillir les renseignements personnels, l’Université de Moncton tentera d’obtenir le consentement pour toutes les utilisations prévues. Dans les cas où cela s’avérerait impossible, l’Université de Moncton obtiendra le consentement éclairé de la personne concernée avant d’utiliser les renseignements personnels. De plus, si l’Université de Moncton se propose d’utiliser les renseignements personnels au sujet d’une personne à des fins pour lesquelles elle n’a pas obtenu un consentement à l’origine, elle devra obtenir un nouveau consentement.

3.2 Dans tous les cas, le consentement signifie un consentement éclairé. Au moment de demander le consentement, l’Université de Moncton tentera par tous les moyens raisonnables d’informer la personne concernée de toutes les fins auxquelles on lui demande des renseignements personnels. Conformément aux exigences du principe 2, les personnes concernées seront informées des utilisations prévues des renseignements de façon claire, concise et compréhensible.

3.3 L’Université de Moncton ne pourra pas, pour le motif qu’elle fournit un bien ou un service, exiger d’une personne qu’elle consente à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements autres que ceux qui sont nécessaires pour réaliser les fins explicitement indiquées. Cela signifie que lorsqu’un consentement est demandé pour des renseignements qui ne sont pas essentiels à la prestation du service, ces renseignements seront fournis volontairement. La politique de l’Université de Moncton prévoit l’obtention d’un consentement affirmatif ou une option d’acceptation pour toute utilisation accessoire de renseignements personnels. S’il est nécessaire d’obtenir certains renseignements personnels au sujet d’une personne pour lui fournir un service, celle-ci en sera avisée ainsi que des raisons pour lesquelles ces renseignements sont nécessaires compte tenu des circonstances.

3.4 Dans certaines conditions, le consentement d’une personne peut être implicite selon les circonstances. Dans ces cas, les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis et utilisés doivent être clairement évidentes, et l’Université de Moncton ne pourra se servir des renseignements personnels qu’à ces fins évidentes. Par exemple, si une personne demande qu’on lui envoie un article particulier, l’Université de Moncton devra connaître son nom et son adresse afin de répondre à sa demande. Dans ce cas, l’Université de Moncton peut considérer que la demande de l’intéressé constitue un consentement à des fins précises. Ces renseignements nous serviront alors uniquement à accéder à la demande.

3.5 Dans la mesure du possible, le consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels sera obtenu par écrit. Qu’il soit ou non nécessaire d’obtenir le consentement écrit peut dépendre des circonstances, de la nature délicate des renseignements en question et de l’utilisation à laquelle ils sont destinés. Le consentement demandé par l’Université de Moncton peut revêtir différentes formes, selon les circonstances et le type de renseignements. En général, si les renseignements sont de nature « délicate », on obtiendra un consentement écrit. Si l’Université de Moncton demande le consentement d’une personne afin de se procurer des renseignements à son sujet auprès d’une tierce partie (p. ex., des références concernant le crédit), elle exigera que la personne concernée y consente par écrit afin de pouvoir démontrer son consentement, à la demande de la tierce partie qui fournira les renseignements.

3.6 L’Université de Moncton prendra également des mesures raisonnables pour déterminer si la personne concernée est apte à consentir. Par exemple, les enfants ne sont pas forcément en mesure d’accorder leur consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements. De même, les personnes atteintes d’incapacité peuvent avoir de la difficulté à donner leur consentement, auquel cas il peut s’avérer nécessaire d’obtenir le consentement d’un tuteur ou d’un mandataire.

3.7 La loi prévoit certaines exceptions à l’exigence habituelle d’obtenir le consentement d’une personne. Ainsi, un organisme peut recueillir et utiliser des renseignements personnels dans des circonstances où la collecte et/ou l’utilisation de tels renseignements sont manifestement dans l’intérêt de la personne concernée, et où l’on ne peut obtenir son consentement au moment opportun. De même, des renseignements personnels au sujet d’une personne peuvent être recueillis et utilisés sans son consentement si des motifs raisonnables permettent de croire que cette information est nécessaire pour enquêter sur la violation d’un accord ou une contravention de la loi, et que l’obtention du consentement pourrait compromettre la disponibilité ou l’exactitude d’une telle information. Les employés de première ligne de l’Université de Moncton n’auront pas le pouvoir de se soustraire à l’obligation d’obtenir le consentement.

Principe 4 – Limitation de la collecte

4.1 L’Université de Moncton ne recueillera aucun renseignement personnel qui n’est pas raisonnablement nécessaire aux fins légitimes déterminées et pour lesquelles un consentement n’a pas été obtenu. De plus, tout renseignement personnel sera recueilli de façon honnête et licite.

Principe 5 – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

5.1 L’Université de Moncton utilisera, communiquera ou conservera des renseignements personnels uniquement pour les fins légitimes précisées à la personne concernée et pour lesquelles un consentement a été obtenu. Les renseignements personnels ne seront conservés que le temps nécessaire pour la réalisation des finalités déterminées, sauf lorsque la loi exige un délai plus long. Les renseignements personnels ayant servi à prendre une décision au sujet d’une personne seront conservés suffisamment longtemps pour permettre à la personne concernée d’y avoir accès après que la décision a été prise. Il est possible que des renseignements personnels soient incidemment conservés en raison des opérations courantes de sauvegarde de fichiers informatiques. Dans ce cas, l’Université de Moncton ne pourra pas disposer de ces renseignements personnels à des fins d’utilisation. L’Université de Moncton élaborera des lignes directrices et appliquera des procédures pour la conservation des renseignements personnels.

5.2 Les renseignements personnels dont l’Université de Moncton n’aura plus besoin aux fins précisées seront détruits, effacés ou dépersonnalisés.

Principe 6 – Exactitude

6.1 Les renseignements personnels recueillis, utilisés et communiqués par l’Université de Moncton doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont utilisés. Les renseignements servant à prendre une décision au sujet d’une personne seront aussi précis que possible. Si l’Université de Moncton a des doutes quant à l’exactitude d’un renseignement particulier, elle ne tiendra pas compte de ce renseignement pour prendre toute décision concernant l’intéressé.

6.2 L’Université de Moncton ne mettra pas systématiquement à jour les renseignements personnels, à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les fins auxquelles ils ont été recueillis. Pour mettre des renseignements personnels à jour ou confirmer leur fiabilité, l’Université de Moncton communiquera avec la personne concernée, à moins que ce ne soit pas approprié compte tenu des circonstances.

Principe 7 – Mesures de sécurité

7.1 Les renseignements personnels seront protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à la nature délicate de l’information. Tous les renseignements personnels seront soumis à un accès sélectif en fonction des besoins. Tous les renseignements seront protégés par les moyens matériels, les mesures techniques et les mesures administratives jugés opportuns compte tenu de la nature délicate des renseignements personnels en cause. Tout renseignement relatif à la santé ou à la situation financière d’une personne bénéficiera d’un très haut niveau de protection, qui sera conforme ou supérieur aux normes de l’industrie.

7.2 L’Université de Moncton soumettra régulièrement ses systèmes de sécurité à une évaluation externe et elle sensibilisera son personnel à l’importance de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels.

7.3 L’Université de Moncton examinera soigneusement son processus d’élimination de renseignements personnels afin de s’assurer qu’on en dispose adéquatement, de façon à ne pas compromettre la sécurité de tels renseignements, et ce, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.

Principe 8 – Transparence

8.1 L’Université de Moncton fournira à toute personne qui en fait la demande des renseignements précis sur ses politiques et pratiques concernant la gestion des renseignements personnels. Cette information sera disponible sur le site Web de chacune des constituantes de l’Université de Moncton, à chacun de ses campus et, sur demande, auprès de tout membre du personnel administratif de l’Université de Moncton.

8.2 L’information que l’Université de Moncton mettra à la disposition des intéressés relativement à ses politiques en matière de gestion des renseignements personnels comprendra :

• le nom, le titre et l’adresse de la personne qui est responsable des politiques et pratiques de l’Université de Moncton, et à qui les plaintes et les demandes de renseignements peuvent être adressées;
• les moyens d’avoir accès aux renseignements personnels que possède l’Université de Moncton;
• une description du genre de renseignements personnels que possède l’Université de Moncton, y compris un aperçu de leur utilisation; et
• la nature des renseignements personnels qui sont communiqués à ses divisions et services administratifs.

Principe 9 – Accès aux renseignements personnels

9.1 L’Université de Moncton devra informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels à son sujet, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Il sera aussi possible de contester l’exactitude et l’état complet des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées. Si, aux yeux de l’Université de Moncton, les renseignements sont exacts, l’intéressé pourra joindre aux renseignements personnels qui le concernent ses commentaires relativement à la présumée inexactitude.

9.2 Une personne qui demande à l’Université de Moncton à consulter des renseignements personnels à son sujet, ou qui lui demande si elle possède des renseignements personnels à son sujet, pourra être tenue de lui fournir suffisamment d’information sur son identité pour lui permettre de rechercher ces renseignements personnels. L’information ainsi fournie servira à cette seule fin et sera détruite dans les plus brefs délais après l’exécution de la recherche.

9.3 Si possible, l’Université de Moncton indiquera à la personne qui en fait la demande la source de tout renseignement personnel à son sujet, l’usage qui est fait de ce renseignement et à qui il peut avoir été communiqué.

9.4 L’Université de Moncton répondra à toute demande de renseignements dans un délai raisonnable et sans frais. Les renseignements demandés seront fournis à la personne concernée ou seront mis à sa disposition sous une forme généralement compréhensible.

9.5 Lorsqu’une personne démontre que des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, l’Université de Moncton apportera les modifications nécessaires à ces renseignements. Selon la nature des renseignements qui font l’objet de la contestation, l’Université de Moncton corrigera, supprimera ou ajoutera des renseignements. S’il y a lieu, l’information modifiée sera communiquée à des tiers ayant accès à l’information en question. Lorsqu’un différend n’est pas réglé à la satisfaction de la personne concernée, l’Université de Moncton devra enregistrer le fond de la plainte rejetée. S’il y a lieu, les tierces parties ayant accès à l’information en question devront être informées du fait que le différend n’a pas été réglé.

Principe 10 – Possibilité de porter plainte

10.1 Toute personne qui a des préoccupations concernant les pratiques de l’Université de Moncton en matière de gestion des renseignements personnels, ou concernant la façon dont les renseignements personnels à son sujet ont été recueillis, utilisés ou communiqués, sera en mesure d’en faire part à un membre du personnel administratif de l’Université de Moncton. Si les questions soulevées ne sont pas immédiatement résolues à la satisfaction de l’intéressé, le cas sera immédiatement déféré à la personne désignée à titre de responsable de la protection des renseignements personnels au sein de l’Université de Moncton. L’agent ou l’agente de la protection des renseignements personnels fera enquête sur les préoccupations de l’intéressé et tentera de résoudre toute plainte aussi rapidement et équitablement que possible. Si une plainte est jugée fondée, l’Université de Moncton prendra les mesures appropriées, y compris la modification de ses politiques et pratiques si nécessaire. Si une plainte est jugée non fondée, l’intéressé sera avisé de cette conclusion et de son droit de demander réparation auprès du Commissariat à la protection de la vie privée.

10.2 La procédure relative aux plaintes sera communiquée à toute personne qui exprime des préoccupations et, le cas échéant, elle lui sera expliquée en personne.

Adopté au CGV-040424